HR Ethical

GDPR Notice and Policy/Уведомление и политика за поверителност 

Уведомление и политика за поверителност 

Добре дошли на нашата интернет страница и благодарим за проявения интерес към нашата компания за подбор  – Ейч Ар Етикъл ЕООД.

В това Уведомление за поверителност, наречено по-нататък „Уведомлението“, съдържащо и нашата политика, предоставяме информация за обработката на личните Ви данни. Ангажираме се с прозрачност, като Ви даваме ясни подробности относно: видовете лични данни, които обработваме; целите на тази обработка; периода на съхранение; правната основа за обработката, както и всяка друга информация, която сме задължени да споделим според действащото законодателство.

„ЕЙЧ АР ЕТИКЪЛ“, („ние“, „нас“, „Дружеството“) сме администратор на Ваши лични данни, които обработваме във връзка с участието Ви в нашите процедури по подбор и назначаване на нови служители в рамките на наши клиенти или в нашата компания.

Ние сме лицензирана компания за подбор на персонал, която съдейства за наемането на служители по трудово правоотношение или за наемането на сътрудници по B2B или фриленс договор към наши клиенти. В тази връзка обработваме Ваши лични данни, за да Ви предоставим нашите услуги като Ви намерим подходящи работни места.

ЕЙЧ АР ЕТИКЪЛ ЕООД /HR Ethical/ е търговско дружество, регистрирано в Търговския регистър на Република България с ЕИК 206587955. Седалището и адресът на управление на дружеството е гр. София, п.к. 1750, р-н Младост, Младост 1, бл. 26. Регистрани сме като Частен трудов посредник (ЧТП) за извършване на посредническа дейност по наемане на работа с рег. номер 3269 за Република България.

Дружеството е администратор на лични данни по смисъла на приложимото право. Дружеството обработва лични данни само при спазване на изискванията на българското и европейското законодателство (Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на съвета от 27.04.2016 г. относно защита на личните данни, както и Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД).

Как можете да се свържете с нас?

Ако имате някакви въпроси относно поверителността на Вашите лични данни, можете да се свържете с нас по следните начини:

  • Лично или с препоръчана поща на нашия адрес.
  • По електронната ни поща на адрес: career@hrethical.com

Ако не сте съгласни с отговора или обратната връзка, които получавате от нас, имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни:

  • Адрес: бул. Проф. Цветан Лазаров 2, София 1592
  • тел. 02/91-53-519
  • работно време от 9:00 до 17:30 часа
  • e-mail: kzld@cpdp.bg
  • Уебсайт: www.cpdp.bg

За повече подробности можете да посетите уебсайта на Комисията за защита на личните данни на Република България на адрес www.cpdp.bg.

Цел на обработката.

Целта на обработката на личните данни на кандидатите е извършване на подбор на служители от Дружеството. За тази цел Дружеството събира, анализира, съхранява и обработва личните данни на кандидатите в електронен вид.

Това включва:

  • Определяне на квалификациите, компетенциите и оценка на пригодността; 
  • Определяне на професионалния/работния опит на кандидата; 
  • Идентифициране и оценка на личните качества, в т.ч. организиране и провеждане на интервюта; 
  • Оказване на съдействие да намерите подходящи работни места;
  • Изпращане на автобиографията Ви до потенциални работодатели (нашите клиенти); 
  • Запазване на личните данни на кандидата и оценка на допустимостта за бъдещи селекции, съобразно приложимото законодателство.

Какви лични данни събираме?

Ние събираме лична информация за Вас, която ни предоставяте, кандидатствайки за заемане на работно място в нашето Дружество. Също така, събираме лична информация за Вас, когато кандидатствате за работни позиции на нашите клиенти, за които ЕЙЧ АР ЕТИКЪЛ осъществява посредничество. Понякога събираме лична информация непряко от трети страни, като например от агенции за набиране на персонал. Ето и примерна лична информация, която събираме:

а. Ваши биографични данни – включително три имена, дата на раждане (ако сте посочили такава при вашата кандидатура или в автобиография); предишна трудова дейност; автобиографии; образование и квалификации; професионални умения, референции и препоръки; 

б. Информация за контакт – вкл. телефон, имейл;

в. Идентификационни данни – снимка, само ако сте предоставили такава;

г. Данни от техническо естество – тип браузър, добавки на браузъра, разделителна способност на екрана, препращащи/изходни страници, операционна система, данни/час и препращащ URL адрес. За повече информация и за да научите как да управлявате използваните от нас технологии, молим да посетите нашата Политика за бисквитки.

В случай че желаете да кандидатствате за позиция посредством Вашия Linkedln профил по обява, публикувана в Linkedln, Вие се съгласявате да обработваме информацията, която се съдържа във Вашия Linkedln профил за целите на подбора.

Молим да имате предвид, че НЕ сте задължени да ни предоставяте личните си данни, но без тях няма да можем да Ви предоставяме нашите услуги. Необходим е минимум информация, за да оценим Вашата пригодност за желаната от Вас позиция.

Основания за обработка на данните.

Личните Ви данни обичайно събираме от предоставените от Вас автобиографии (CV), мотивационни писма или препоръки, които Вие доброволно сте ни предоставили при кандидатстване за определена позиция. За да предприемем стъпките, необходими в отговор на Вашето искане, преди да Ви съдействаме с цел сключване на целеви договор с наш партньор, или с нас, е необходимо да обработваме личните Ви данни ако кандидатствате за позиция. Обработката на Вашите данни може да бъде също така необходима за самото сключване на договора с Вас, в случай, че кандидатствате на позиция като наш служител.

Също така, обработваме лични данни и на основание договорни отношения. Това е хипотезата, при която се свързваме с Вас във връзка с одобрената Ви кандидатура. За да Ви съдействаме пред този и други работодатели, следва да сключим с Вас Договор за посредническа дейност. Това е наше нормативно задължение, свързано с притежавания от нас лиценз. Този Договор регистрираме на информационната платформа на Агенция по заетостта. Договорът Ви пазим 5 години, съгласно нормативно определените изисквания (моля вижте чл.41, ал.2 от Наредбата за условията и реда за извършването на посредническа дейност по наемане на работа).

Също така събираме и обработваме Вашите лични данни на основание легитимен интерес да извършваме и защитаваме нашия бизнес. Предоставянето на лични данни от Вас в отговор на обява за работа, публикувана на нашия уебсайт или в електронен портал за кандидати за работа, както и в резултат на работна електронна кореспонденция, или комуникация с нас чрез професионални електронни платформи или портали, е предпоставка за разглеждане на Вашата кандидатура.

Ако Вашето заявление за работа не бъде одобрено, Дружеството може да запази Ваши лични данни в електронно досие във вътрешна защитена система, в рамките на уговорения по-долу срок в случай че в бъдеще се появяват възможности за работа, за които бихте били подходящ кандидат. Преди да пристъпим към съхраняване на личните Ви данни с такава цел, ще поискаме Вашето съгласие, което ще можете да оттеглите по всяко време.

В някои случаи, може да обработваме Вашите лични данни и за спазване на наши нормативни задължения. Примери за това са законови задължения за водене на регистри за данъчни цели или предоставяне на информация на публичен орган, (напр. Агенцията по заетостта, както посочихме по–горе).

Вие имате следните права:

Имате право да получавате информация за начина, по който се използват личните Ви данни, и да получите копие от данните, които пазим за Вас.

Имате право да искате корекция на всякакви неточности в личните данни, които се отнасят до Вас.

Когато има подадена жалба, която все още се разглежда, имате право да поискате ограничение на обработката на Вашите лични данни.

Имате право да възразите на обработката на Вашите лични данни, ако тя се базира на легитимния интерес на работодателя, освен ако не съществуват убедителни правни основания за обработката или тя е необходима за правни искове.

Имате право да поискате Вашите лични данни да бъдат изтрити (правото да бъдеш забравен), ако няма законово основание за тяхното съхранение.

Имате право да получите и прехвърлите на друг администратор личните данни, които сте ни предоставили и които Ви засягат (право на преносимост).

Имате право да подадете жалба до компетентния надзорен орган или до съда, в случай че са нарушени правата ви или сте пострадали от незаконосъобразно обработване на личните ви данни (надзорният орган по защита на личните данни в България е Комисията за защита на личните данни, с адрес гр. София, п. код 1592, бул. „Цветан Лазаров“ № 2).

Когато сте ни предоставили съгласие за съхранение на Вашите данни с цел да участвате в подбор при следващи обяви за работа, Вие имате право да оттеглите съгласието си за обработване на личните Ви данни по всяко време като ни пишете на следния имейл адрес career@hrethical.com, без това да засяга законосъобразността на обработването въз основа на съгласието Ви преди то да бъде оттеглено. 

Може да упражните правата си като се свържете с нас на посочения имейл адрес.

При упражняване на правата си Ви молим да бъдете възможно най-конкретни, така че на Вашия въпрос да бъде отговорено точно и правилно.

Получатели и категории получатели.

Ние може да споделяме Ваши лични данни с доверени трети лица, които ни подпомагат в осъществяването на нашите бизнес дейности и ни предоставят услуги. Тези трети лица са правно обвързани да защитават по подходящ начин данните, които им поверяваме. Ние може да предоставяме Ваши лични данни на следните категории трети лица:

  • Лица, доставчици на определени услуги (като например доставчици на телекомуникационни услуги, пощенски или транспортни услуги, облачни софтуерни услуги и други).
  • Наши професионални консултанти, в това число адвокати.
  • Правителствени и регулаторни агенции и структури или други трети лица в зависимост от и съобразно с разпоредбите на приложимото законодателство.
  • Дружества, които са посредници по наемане на работа.
  • Наши клиенти, за които извършваме посреднически услуги за наемане на работа и услуги по подбор.

Предоставяне на данни на лица извън ЕС/ЕИП.

Личните данни на кандидатите за работа се обработват предимно в границите на ЕС/ЕИП. За определени позиции Ейч Ар Етикъл може да използва и услугите предоставяни от платформи за подбор. 

Ейч Ар Етикъл може да има има договорни отношения с платформи за подбор и обяви, които позволяват на кандидатите да кандидатстват за свободни позиции, предлагани от Ейч Ар Етикъл, и да изпращат своите автобиографии и/или други документи (мотивационно писмо, копия на техните дипломи, референтни писма и т.н.) директно в ъкаунт в съответната платформа. Достъпът до този ъкаунт е ограничен до отговорния/отговорните за подбора в HR Ethical.

Сигурност и поверителност

Ние използваме разнообразни технологии и процедури за защита, за да защитим Вашите лични данни от неоторизиран достъп, използване или разкриване. Също така, предприемаме стъпки, за да гарантираме, че само лицата с подходящо разрешение имат достъп до Вашите лични данни. Разполагаме със системи и процедури за предотвратяване на неоторизиран достъп, неправилно модифициране или оповестяване, злоупотреба или загуба на информация. Само оторизирани служители имат достъп до личните Ви данни, ако тези данни са от значение за изпълнението на техните задължения.

За какъв период съхраняваме данните?

За наетите лица от дружества-клиенти, за които сме осъществили посредничество – техните лични данни ще бъдат съхранявани в срок от 1 година след назначаването на работа с цел доказване на изпълнение от страна на Дружеството на договора със съответния клиент.

Ако Вашата кандидатура не е била одобрена, Ейч Ар Етикъл ще пази Вашите данни за 6 (шест) месеца след края на съответната процедура по подбор.

В случай, че предварително сте ни дали изричното си съгласие, можем да запазим Вашите данни, с цел да Ви потърсим при последващи процедури за подбор, целящи назначаване на нови служители или сътрудници към нас или наши клиенти. При подаването на Вашата кандидатура ще бъдете попитани дали давате съгласието си за съхранението на Вашите данни с цел разглеждане за друга позиция. В този случай данните ще бъдат съхранявани за срок от 12 месеца, считано от предоставянето на съгласието Ви. Щом веднъж оттеглите Вашето съгласие, данните Ви се изтриват или унищожават. Запазваме информацията за сключените посреднически договори с кандидати за период от 5 години, в съответствие с описаното по-горе правно задължение.

Актуализации на Уведомлението за поверителност на лични данни.

С цел да прилагаме най-актуалните мерки за защита и с цел спазване на действащото законодателство, ние ще актуализираме редовно настоящото Уведомление за поверителност на личните данни. Приканваме Ви редовно да преглеждате текущия вариант на това Уведомление за поверителност на личните данни, за да бъдете постоянно информирани за това как ние се грижим за защитата на личните данни, които събираме.

We welcome you to our internet page and we appreciate your interest in our recruitment company – HR Ethical EOOD.

In this Privacy Notice, hereinafter referred to as “the Notice”, which also contains our policy, we provide information regarding the processing of your personal data.

We are committed to transparency by providing you with clear details about the types of personal data that we process, the purpose of this processing, the retention period, the legal basis for the processing, as well as any other information we are entitled to share according to current legislation.

HR ETHICAL, (“we”, “us”, “the Company”) are data controller of your personal data, which we process in relation to your participation in the selection and recruitment procedures for hiring new employees for our clients or for our company.

We are a licensed recruitment company that assists in the recruitment of employees under traditional employment relationships, as well as associates under B2B or freelance contract for our clients.

In this regard, we process your personal data to provide our services by helping you find suitable job opportunities.

HR ETHICAL is a commercial company registered in the Commercial Register of the Republic of Bulgaria with UIC 206587955.

The registered office and management address of the company is Sofia, 1750, Mladost district, Mladost 1, bl. 26.

We are registered as a Private Employment Agency (PEA) for the provision of employment services, with registration number 3269 for the Republic of Bulgaria.

The Company is a personal data controller within the meaning of applicable law.

The Company processes personal data only in compliance with the requirements of Bulgarian and European legislation (Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament anda of the Council, dated 27 April 2016, on the protection of personal data, as well as the Personal Data Protection Act (PDPA).

How can you contact us?

If you have any questions regarding the confidentiality of your personal data, you can contact us through the following methods:

  • In person or by sending a registered letter to our address.
  • To our email address: career@hrethical.com

If you do not agree with our answer or feedback, you have the right to lodge a complaint with the Data Protection Supervisory Authority:

  • Address:
  • 2 Prof. Tsvetan Lazarov Boulevard, Sofia, 1592
  • Mobile 02/91-53-519
  • Work hours from 9:00 to 17:30
  • email: kzld@cpdp.bg
  • website: www.cpdp.bg

For more detailed information you can visit the Data Protection Supervisory Authority of the Republic of Bulgaria’s website at www.cpdp.bg.

Aim of the processing.

The aim of the personal data processing is conducting a recruitment/selection of staff/personnel by the Company. For this aim the Company collects, analyses, stores and processes the applicants’s personal data in electronic form.

This includes:

  • Determining of qualifications, competences and assessment of suitability;
  • Determining of the professional and work experience of the applicant;
  • Identifying and assessing personal qualities, incl. the organisation and conduct of interviews;
  • Helping you find suitable job opportunities;
  • Sending your CV to potential employers (our clients);
  • Retaining the applicant’s personal data and assessing eligibility for future selections.

What kind of personal data do we collect?

We collect personal data about you that you provide to us when applying for a position in our Company. In cases where HR ETHICAL EOOD acts as an intermediary for our clients’ organizations, we also collect your personal data when you apply for positions with those clients.

We sometimes collect personal data indirectly from third party sources, such as recruitment agencies. The following are the types of personal information we collect:

  • а. Your biographical details – including full name, date of birth (if provided in your application or CV), previous employment, CV, education and qualifications, professional skills, references and credentials;
  • b. Contact information – including phone number, email address;
  • c. Identification data – a photograph from the CV, only if you have provided one;
  • d. Data of a technical nature – browser type, browser extensions, screen resolution, forwarding/exit pages, operating system, date/time and forwarding URL address. For more information and to learn how to navigate the technologies we use, please, visit our Cookie Policy.

If you would like to apply for a position through your LinkedIn account for a job advertisement published on LinkedIn, you agree that we process the data contained in your LinkedIn profile for recruitment purposes.

Please keep in mind that you are NOT obliged to provide us with your personal data, but without this information we are unable to offer you our services. A minimum amount of information is required to assess your suitability for the position you are seeking.

Grounds for processing the data.

We typically collect your personal data from the CVs, cover letters, or references that you provide willingly for the aim of applying for a specific position. In order to take the necessary steps in response to your request, and before entering into a contractual relationship, either with us directly or with our partner companies, we need to process your personal data if you apply for a position.

The processing of your personal data may also be necessary solely for the purpose of concluding a contract with you if you are applying for a position as our employee.

We also process personal data based on contractual relationships. This is the case in which we contact you regarding your approved application. In order to assist you in front of this and other employers, we must conclude an Intermediary agreement with you. This is our legal obligation related to the license we hold. We register the Agreement on the information platform of the Employment Agency.

We retain the Agreement for 5 years, in accordance with the legally defined requirements (please see art. 41, para. 2 of the Ordinance on the Terms and Conditions for the performance of employment mediation activities).

We also collect and process your personal data based on the legitimate interest in conducting and protecting our business. The provision of personal data by you in response to a job advertisement published on our website or on an electronic jobseeker portal, as well as a result of business electronic correspondence or communication with us through professional electronic platforms or portals, is a prerequisite for the consideration of your application.

If your job application is not approved, the Company may retain your personal data in a file in a secure internal system, for the period specified below, in the event that a future job opportunity arises for which you are a suitable candidate. Before we store your personal data for this purpose, we will request your consent, which you can withdraw at any time.

In some cases we may also process your personal data when necessary to comply with our legal obligations. Examples are legal obligations to maintain records for tax purposes or to provide information to public authorities (e.g. the Employment Agency, as we indicated above).

You have the following rights:

You have the right to receive information about the way, in which your personal data is being used, and to obtain a copy of the data we store for you.

You have the right to request a correction of any inaccuracies in personal data relating to you.

When a complaint has been lodged and is still under examination, you have the right to request that the processing of your personal data shall be restricted.

You have the right to object to the processing of your personal data if it is based on the legitimate interest of the employer, unless there are compelling legal grounds for the processing or if it is necessary for legal claims.

You have the right to request that your personal data be deleted (right to be forgotten) unless there is a legal ground for its storage.

You have the right to receive and transfer to another controller the personal data about you that you provided to us (right to portability).

You have the right to file a claim to the competent supervisory authority or to the court, in case your rights have been violated or you have suffered from an unlawful processing of your personal data (the supervisory authority for personal data protection in Bulgaria is the Data Protection Supervisory Authority, with address Sofia city, 1592, 2 Prof. Tsvetan Lazarov Blvd.

When you have agreed that we store your personal data in order to participate in the selection of our next job advertisements, you have the right to withdraw your consent for the processing of your personal data at any time by contacting us on the following email address talent@blackpeak.tech, without this concerning the lawfulness of the processing based on your consent before its withdrawal.

You can exercise your rights by contacting us at the email address provided.

When exercising your rights, please be as specific as possible so that your questions are answered accurately and correctly.

Recipients and categories of recipients.

We may share your personal data with trusted third parties who assist us in performing our business activities and providing services to our organization. These third parties are legally obligated to protect in a proper manner the data, which we entrust to them. We may disclose your personal data to the following categories of third parties:

  • Individuals providing certain services (such as providers of telecommunications services, postal or transport services, cloud software services, etc.).
  • Our professional consultants, including lawyers.
  • Governmental and regulatory agencies and bodies or other third parties, subject to and in accordance with the provisions of applicable law.
  • Companies that are employment intermediaries.
  • Our clients for whom we provide recruitment and selection services.

Disclosure of data to parties outside of EU/EEA.

The job candidates’ personal data is processed mainly within the limits of EU/EEA, although there might be exceptions. For specific positions at HR ETHICAL may also be used services provided by job search and recruitment platforms, which allow the candidates to apply for open positions, offered by HR Ethical, and to send their CVs and/or other documents (motivational letter, diploma copies, reference letters, etc). directly into an account into the specific platform. The access to this account will be limited to the responsible person/people for the recruitment in HR Ethical.

.

Security and privacy

We use various protection technologies and procedures in order to protect your personal data from unauthorized access, use or disclosure. We also take steps in order to guarantee that only individuals with the appropriate authorization have access to Your personal data. We have systems and procedures in place to prevent unauthorized access, improper modification or disclosure, misuse or loss of information. Only authorized employees have access to your personal data if this data is relevant to the performance of their duties.

For what period do we store the data?

For individuals hired by client companies for whom we have mediated, their personal data will be stored for a period of 1 year following their employment in order to prove the Company’s compliance of the contract with the relevant client.

If your application has not been approved, HR Ethical will store your data for 6 (six) months after the end of the relevant selection procedure.

In case you have given us your explicit consent in advance, we can store your data in order to contact you in subsequent selection procedures for the purpose of appointing new employees or associates to us or our clients. When submitting your application, you will be asked whether you consent to the storage of your data for the purpose of consideration for another position. In this case, the data will be stored for a period of 12 months, from the provision of your consent. Once you have withdrawn your consent, your data will be either deleted or destroyed.

We retain the information on concluded agreements for intermediary employment activities with candidates for a period of 5 years, in accordance with the above-described legal obligation.

Updates to the Privacy Notice

In order to implement the most up-to-date protection measures and to comply with applicable legislation, we will regularly update this Privacy Notice. 

We invite you to regularly review the current version of this GDPR Privacy Notice in order for your to be constantly informed about how we take care of the protection of the personal data that we collect.